De las 55 clínicas dentales que he analizado, 26 no permiten pedir cita online: hay que llamar en horario de consulta, justo cuando el paciente está trabajando y tu recepción está atendiendo a alguien en el mostrador. Monto el sistema que responde al instante y llena la agenda sin que nadie descuelgue.
Revisé una a una la web y el proceso de captación de 55 clínicas dentales. No es un estudio de mercado: es lo que vi entrando en sus webs como entraría un paciente suyo.
Para pedir hora hay que llamar. Si tu recepción está ocupada o la clínica está cerrada, ese paciente se pierde.
La cita va por WhatsApp o teléfono, y la agenda se lleva a mano. Cada cambio son dos llamadas.
Sin identidad propia. Cuando alguien compara tres clínicas, la que parece genérica sale la primera de la lista.
No aparecen al buscarlas por su nombre. Dependen por completo de que alguien pase por delante de la puerta.
Quien busca dentista un domingo por la noche no vuelve a intentarlo el lunes: llama a la siguiente clínica que sí le deje pedir hora en ese momento.
Cada llamada que entra mientras hay alguien en el mostrador obliga a elegir. Se pierde una de las dos, y normalmente la que no está delante.
Una cancelación de última hora deja un hueco muerto. Sin lista de espera automática, ese sillón está parado toda la tarde.
Un asistente contesta al instante por WhatsApp y por la web, a cualquier hora. El paciente recibe respuesta cuando tiene el problema, no al día siguiente.
Pregunta qué le pasa, si es primera visita, si viene por urgencia u ortodoncia, y si tiene seguro. Llega a recepción con la ficha hecha.
Reserva él mismo el hueco que encaja con el tipo de visita. Sin llamadas cruzadas y sin bloquear un sillón de una hora para una revisión de quince minutos.
Confirma la víspera y avisa de los huecos que se liberan. Menos ausencias y menos sillón parado.
“Antes dependíamos de responder manualmente cada consulta que llegaba por WhatsApp y muchas oportunidades se quedaban por el camino. César diseñó nuestra landing, automatizó todo el proceso y conectó el sistema con nuestro calendario. Ahora los clientes pueden reservar una reunión sin que tengamos que intervenir. La sensación es que nuestro negocio trabaja incluso cuando estamos cerrados.”
Sin presentación comercial. Miramos tu web y tu proceso de citas en directo, te digo qué arreglaría primero y si puedo ayudarte. Si no encaja, te lo digo igual.